Regulamin

REGULAMIN EXPO 5150 WARSAW 15-16.06.2019

 

1. Postanowienia ogólne
1.1 Przepisy Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia-Umowy i obowiązują wszystkich uczestników Targów organizowanych przez Agencję SE Group Sp. z o.o. zwaną dalej w skrócie Organizatorem.
1.2 Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o Targach, rozumie się przez to EXPO IRONMAN 5150 Warsaw.
1.3 Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o powierzchni wystawienniczej, rozumie się przez to wyznaczoną powierzchnię do własnego zagospodarowania (powierzchnie wyposażone w namiot o wymiarach 3x3, 4x3 lub 5x5) na której prowadzona jest działalność promocyjno-handlowa.

2. Warunki udziału
2.1 Zgłoszenie do uczestnictwa w Targach odbywa się tylko i wyłącznie poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego zamieszczonego na stronie www.expo.5150warsaw.com (Rejestracja).
2.2 Wystawca jest zobowiązany zgłosić swój udział w Targach do 7 czerwca 2019 r. Organizator zastrzega wcześniejsze zakończenie przyjmowania zgłoszeń w przypadku wyczerpania powierzchni wystawienniczej.
2.3 Organizator potwierdzi uczestnictwo w Targach drogą elektroniczną na podany podczas rejestracji adres e-mail zamawiającego w ciągu 14 dni od daty zgłoszenia.
2.4 Przesłanie formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z zapoznaniem się z Regulaminem.
2.5 Rezerwacja miejsca następuje po podpisaniu przesłanej przez Organizatora umowy wraz z akceptacją Regulaminu oraz po dokonaniu opłaty za wybraną powierzchnię na podstawie wystawionej faktury proforma. Nieopłacenie faktury w wyznaczonym terminie skutkuje unieważnieniem zawartej umowy i miejsce zostaje ponownie wystawione do sprzedaży.
2.6 W przypadku rezygnacji z uczestnictwa, wystawca jest zobowiązany do przesłania pisemnej rezygnacji organizatorom na adres: expo@sportevolution.pl. W przypadku rezygnacji Organizatorowi przysługuje 100% wartości podpisanej umowy. 
2.7 Organizator może odmówić uczestnictwa zgłaszającemu, nie podając przyczyn. Odmowa zostanie przesłana w ciągu 14 dni, na adres e-mail.
2.8 O prawie do wyboru powierzchni wystawienniczej decyduje kolejność zgłoszeń.

3. Termin i miejsce
3.1 EXPO Enea IRONMAN 5150 Warsaw odbywać się będzie w dniach 15-16 czerwca 2019 r.
3.2 EXPO Enea IRONMAN 5150 Warsaw oraz Biuro Zawodów Enea IRONMAN 5150 Warsaw Triathlon będą znajdować się w jednym miejscu, na Skwerze Kahla w Warszawie
3.3 Godziny otwarcia Targów:
- 15.06.2019 (sobota) – godz. 10.00- 19.00
- 16.06.2019 (niedziela) – godz. 10.00-15.00
3.4 Targi znajdują się na Skwerze Kahla, na terenie ogrodzonym pod całodobowym nadzorem ochrony.

4. Warunki najmu powierzchni
4.1 Cena za metr kwadratowy powierzchni wystawienniczej wynosi 150 zł netto.
4.2.Dodatkowe koszty to:
-
przyłącze elektryczne 230V – 300zł/netto
- przyłącze siłowe – 600zł/netto

- namiot 3x3m bez podłogi z obciążeniem – 400zł/netto
- namiot 3x3m z podłogą – 650zł/netto
- namiot 5x5m bez podłogi z obciążeniem – 950zł/netto
- namiot 5x5m z podłogą – 1300zł/netto
- obciążenia do własnego namiotu – 200zł/netto

5. Przepisy porządkowe i organizacyjne
5.1 Wystawcy mają obowiązek przygotować swoje stoiska 15.06.2019 w godzinach od 06.00 do 09.30, a także zdemontować stoiska w dniu 16.06.2019 po godzinie 16:30. Godziny rozstawienia będą kategorycznie przestrzegane, a Organizator ma prawo odmówienia możliwości rozstawienia stoiska w przypadku spóźnienia się Wystawcy. Demontaż stanowisk można rozpocząć dopiero po godzinie zamknięcia EXPO.

5.2 Wystawca ma obowiązek na swoim stoisku utrzymywać porządek w czasie trwania EXPO, a po jego zakończeniu wynieść śmieci w miejsce wyznaczone przez Organizatora.
5.3 Powierzchnia stoisk określona jest na planie EXPO. Wszelkie wartości podane są w metrach. Wystawcy zobowiązani są do przestrzegania wymiarów swojego miejsca i niewychodzenie poza jego granice. W przypadku niezastosowania się do powyższego Organizator ma prawo żądać opłaty za dodatkową przestrzeń w wysokości 300zł/netto/mkw.
5.4 Wystawca ma prawo do promocji swojego stoiska jedynie w jego granicach. Wszelkie reklamy wychodzące poza wyznaczony obszar lub postawione w innym miejscu na terenie Placu Teatralnego lub terenie imprezy Organizator będzie miał prawo usunąć bez uprzedniej zgody Wystawcy. Wystawca ma prawo do promowania swojego stoiska reklamami wysokościowymi maksymalnie do 3,5m wysokości.
5.5 Organizator nie udostępnia żadnego sprzętu takiego jak stoły, krzesła, ścianki itp. Wyposażenie dodatkowe może być zamówione najpóźniej na 14 dni przed rozpoczęciem imprezy.
5.6 Wystawca nie ma prawa podnajmować wynajętej przestrzeni wystawienniczej innym podmiotom bez wcześniejszej zgody Organizatora.

5.7 Organizator zastrzega sobie prawo do naliczenia Wystawcy kar umownych w wysokości 1000 zł netto za każde naruszenie wymienione w punkcie 5 niniejszego Regulaminu.
5.8 Organizator zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, w przypadku, gdy szkoda powstanie z innych tytułów lub jej wysokość przekroczy wartość zastrzeżonych kar umownych.

 

6. Płatności
6.1 Wystawca jest zobowiązany dokonać płatności przelewem na konto Organizatora w terminie 14 dni od zgłoszenia udziału na podstawie faktury pro-forma.  W momencie zaksięgowania środków na koncie, Organizator wystawi i prześle wystawcy fakturę VAT.
6.2 W przypadku gdy wystawca nie uiści opłaty za powierzchnię wystawienniczą w terminie 14 dni od zgłoszenia zostanie skreślony z listy uczestników Targów, a zarezerwowane miejsce zostanie ponownie wystawione do sprzedaży.
6.3 Wpłaty gotówkowe nie będą przyjmowane.

7. Wyłączenia obowiązujące podczas EXPO Enea IRONMAN 5150 Warsaw Triathlon
7.1 Sprzedaż produktów z oficjalnej serii IRONMAN oraz serii 5150 może być prowadzona jedynie przez przedstawicieli Organizatora 5150 Warsaw Triathlon oraz firmy z zakupioną licencją IRONMAN lub 5150 na Europę.
7.2 Podczas Targów w kategorii produktów: zegarki sportowe, urządzenia GPS, monitory pracy serca (HRM) wyłączność ma marka TIMEX. Żadne inne marki wyżej wymienionych produktów nie mogą być sprzedawane i promowane na Targach, zarówno bezpośrednio przez te marki, jak i sklepy sportowe (multi-brandowe). Niedostosowanie się do powyższego obostrzenia będzie skutkowało karą w wysokości 5000 zł netto. 
7.3 Podczas Targów w kategorii produktów: okulary przeciwsłoneczne – mogą być sprzedawane i promowane jedynie okulary przeciwsłoneczne o wartości powyżej 100$. Niedostosowanie się do powyższego obostrzenia będzie skutkowało karą w wysokości 5000 zł netto. 

7.4 Podczas EXPO w kategorii produktów: napoje energetyczne - wyłączność ma marka Red Bull. Żadne inne marki wyżej wymienionych produktów nie mogą być sprzedawane i promowane na EXPO, zarówno bezpośrednio przez te marki, jak i sklepy sportowe (multi-brandowe). Niedostosowanie się do powyższego obostrzenia będzie skutkowało karą w wysokości 5000 zł netto. 

7.5. Podczas EXPO w kategorii produktów: odżywki i suplementy - wyłączność ma marka Enervit. Obowiązuje całkowity zakaz sprzedaży oraz promocji odżywek i suplementów innych producentów na całym terenie EXPO. Niedostosowanie się do powyższego obostrzenia będzie skutkowało karą w wysokości 5000 zł netto. 

7.6 Na Targach jest kategoryczny zakaz sprzedaży i promocji:
- produktów tytoniowych (np. papierosów, cygar, tabaki i innych)
- militariów, broni etc.
- akcesoriów erotycznych;
- hazardu;
- organizacji religijnych;
- partii i grup politycznych;
- środków dopingowych (Performance Enhancing Drugs – PED) zawartych na liście środków zakazanych Światowej Organizacji Antydopingowej;
- bezpośredniej konkurencji IRONMAN, m.in. imprez z cyklu Challenge Family Triathlon, Revolution3 Triathlon, Life Time Fitness Triathlon, HITS Triathlon lub Competitor Group.
- innych, zgodnie z obowiązującym polskim prawem.
7.7 Niezastosowanie się do zapisów z punktów 7.1-7.4 będzie skutkowało karą usunięcia swojego stoiska z Targów oraz zakaz wystawienia się w następnych latach.

8. Ubezpieczenie

8.1 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody lub ubytki w mieniu Wystawców Targów spowodowane przez osoby trzecie albo powstałe z przyczyn leżących po stronie poszkodowanego w czasie zatowarowania stoiska i w czasie trwania Targów. Wyłączenie odpowiedzialności Organizatora nie ulega jakimkolwiek ograniczeniom pomimo wprowadzenia szczególnych środków ochrony i zabezpieczenia terenu Targów.
8.2 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu Wystawcy Targów spowodowanych siłą wyższą, np. pożarem, eksplozją, uderzeniem pioruna, wichurą, zalaniem wodą, niezależną od Organizatora przerwą w dostawie prądu. Wyłączenie Organizatora nie ulega jakimkolwiek ograniczeniom  pomimo wprowadzenia szczególnych środków ochrony i zabezpieczenia terenu Targów.

8.3 O wystąpieniu szkody Wystawca zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić policję po jej stwierdzeniu oraz na piśmie powiadomić Organizatora.

8.4 Wystawcy Targów powinni we własnym zakresie zawrzeć umowy ubezpieczenia z tytułu OC oraz na własny koszt i ryzyko ubezpieczyć swoje mienie znajdujące się na terenie Targów (eksponaty, towary handlowe, sprzęt i urządzenia na stoisku, elementy wyposażenia stoisk, mienie prywatne, pojazdy służbowe itp.), zarówno na okres trwania, jak i na okres zatowarowania i demontażu stoisk.

8.5 Wystawca odpowiada za zaistniałe na stoisku braki lub uszkodzenia stoiska, zabudowy, namiotów i wyposażenia i zobowiązany jest do pokrycia kosztów naprawy lub zakupu uszkodzonych lub zaginionych elementów stoiska. Oceny zniszczeń lub ubytków majątku dokonuje komisja powołana przez Organizatora w obecności Wystawcy.

 

9. Postanowienia końcowe

9.1 Wystawcy nie mają prawa do używania logotypów IRONMAN, 5150 oraz 5150 Warsaw Triathlon  – świadczenie to zarezerwowane jest jedynie dla partnerów i sponsorów imprezy.

9.2 W przypadku, gdyby Targi nie odbyły się z przyczyn zależnych od Organizatora, odpowiedzialność Organizatora ograniczy się do zwrotu kwot wpłaconych przez Wystawcę.

9.3 W przypadku, gdyby Targi nie odbyły się z przyczyn niezależnych od Organizatora, nie jest on zobowiązany do wypłacenia Wystawcom odszkodowania.

9.4 Wszelkie spory wynikłe pomiędzy Organizatorem, a Wystawcą będą rozpatrywane przez Sąd właściwy rzeczowo dla podmiotu zgłaszającego.

9.5 Ostateczna interpretacja Regulaminu EXPO Enea IRONMAN 5150 Warsaw Triathlon należy do Organizatora.